فاکتور رسمی سندی است که نشان می‌دهد معاملهای میان خریدار و فروشنده رخ داده. فاکتورهای رسمی جزء اسناد مالی مهم برای کسب و کارها و اداراتی مانند اداره امور دارایی به شمار می‌روند. در صورتی که شما اقدام به ثبت شرکت کنید یا بنگاهی معاملاتی تاسیس کنید می‌بایست از فاکتور رسمی استفاده کنید. میان فاکتورهای رسمی با فاکتورهای غیر رسمی تفاوت‌هایی وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
ثبت شرکت در تهران و یا در کرج اهمیتی ندارد همه شرکت های رسمی برای خرید و فروش کالا یا خدمات خود نیاز به فاکتور رسمی دارند.
ویژگی‌های یک فاکتور رسمی خوب
همان‌طور که اشاره شد فاکتور سندی رسمی و دارای مهر و زمان است که شرح معامله انجام شده میان خریدار و فروشنده را نشان می‌دهد. در فاکتورها اطلاعاتی در رابطه با روش پرداخت خدمات یا کالای خریداری شده و مسائلی از این دست نوشته می‌شود.
فاکتورها می‌توانند شامل رسیدهای کاغذی، قبوض فروش و سوابق ثبت شده به صورت آنلاین باشند. در نظر داشته باشید که فاکتورها اسناد مالی مهم برای کنترل و حسابرسی امور مالی هستند. مشاغلی که شامل نظام مالیات بر ارزش افزوده می‌شوند می‌بایست از فاکتورهای رسمی استفاده کنند.
هزینه‌هایی که در فاکتورها وجود دارد باید توسط پرسنل مدیریتی مسئول تایید شود تا دارای اعتبار باشد.
در فاکتورها تمامی هزینه‌ها مانند هزینه حمل و نقل، شیوه پرداخت و سایر موارد مشخص می‌شود. یک فاکتور خوب باید ویژگی‌هایی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم را داشته باشد.
رعایت ادب و احترام
یکی از نشانه‌های فاکتور خوب رعایت ادب و احترام میان طرفین است. در یک فاکتور خوب از جملاتی با بار مثبت و محترمانه استفاده کنید تا فرد مقابل با خواندن فاکتور حس خوبی داشته باشد. تحقیقات نشان می‌دهند استفاده از جملات و کلمات محبت آمیز در نوشتن فاکتور باعث می‌شود طرف مقابل زودتر نسبت به پرداخت آن اقدام کند.
برای پرداخت هزینه‌ها زمان مقرر کنید
یکی از عواملی که باعث می‌شود افراد در پرداخت فاکتورها بد قول باشند و دیر اقدام به پرداخت آن کنند. مشخص نشدن زمان پرداخت از سوی شخص ارائه کننده فاکتور است. با توجه به تحقیقات انجام شده زمانی که برای پرداخت هزینه‌ها زمانی مشخص می‌شود پرداخت به نسبت زمانی که درخواست پرداخت فوری داده می‌شود سریع‌تر انجام می‌شود. بهتر است برای نوشتن یک فاکتور خوب مدت زمانی را برای پرداخت تعیین کنید مانند 5 تا 10 روز.
پرداخت دیرهنگام مساویست با جریمه
پرداخت شدن هزینه‌های مشخص شده در فاکتور از مهم‌ترین مواردی است که شما تلاش می‌کنید تا به آن برسید. یکی از مواردی که باید در ارائه فاکتور به طرف مقابل آن را اعمال کنید جریمه برای دیرکرد در پرداخت هزینه‌ها است. با استفاده از این روش مطمئن می‌شوید که پرداخت در موعد مقرر انجام خواهد شد.
ممکن است تصور کنید که این موضوع در مغایرت با اولین مورد از ویژگی‌های یک فاکتور خوب باشد؛ اما کاملا در اشتباهید؛ زیرا با مشخص کردن جریمه دیرکرد پرداخت به شخص مقابل نشان می‌دهید که به او احترام می‌گذارید و کاملا با او صادق هستید.
فاکتور رسمی، سندی برای اطمینان از معامله
زمانی که شما با شخصی وارد معامله می‌شوید ممکن است صحبت‌هایی میان شما و طرف مقابل رد و بدل شود که از اهمیت زیادی برخوردار باشد؛ اما شما با بی توجهی به چنین مواردی آن‌ها را فراموش کنید. از طرفی ممکن است آن‌ها را جایی یادداشت کنید؛ اما به این دلیل که فرد مقابل زیرش را امضا نکرده است بعدتر اظهار بی‌اطلاعی کند.
با نوشتن تمامی موارد در فاکتور این اطمینان را خواهید داشت که در آینده با مشکلی مواجه نخواهید شد و تمامی موارد مورد قبول شما و طرف مقابل است. برای مثال می‌توان به شرایط و زمان پرداخت هزینه کالا یا خدمات دریافت شده اشاره کرد.
زمانی که مواردی که در بالا اشاره شد در فاکتور لحاظ شود آن را تبدیل به سندی کامل و استاندارد می‌کند. با استفاده از کمک مشاور مالیاتی در مشهد می‌توانید با خیالی راحت فاکتور رسمی خود را به وی بسپارید.
به چه فاکتوری فاکتور رسمی گفته می‌شود؟
فاکتور رسمی به فاکتوری گفته می‌شود که به صورت دستی یا کامپیوتری برای نشان دادن انجام شدن معامله میان فروشنده و خریدار استفاده می‌شود. از نکات مهمی که برای فاکتورهای رسمی باید رعایت شود این است که می‌بایست بر اساس قوانین ارائه شده از طرف وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و وزارت دارایی آن را تایید کرده باشد.
در تنظیم فاکتور رسمی ماده 19 قانون اداره مالیات بسیار اهمیت دارد و باید رعایت شود. بر اساس این قانون در فاکتور رسمی طرفین باید صورت حسابی بر اساس قانون صنفی و ترتیبی که اداره مالیات مشخص کرده است صادر کرده و مالیات را نیز مشخص کنند.
تفاوت انواع فاکتور رسمی
فاکتورهای رسمی براساس قوانین و مقررات اداره دارایی تنظیم و استفاده می‌شوند. اگر فاکتوری داشته باشید که این قوانین در آن رعایت نشده باشد در دسته فاکتورهای رسمی قرار نخواهد گرفت و هیچگونه اعتباری برای سازمان امور دارایی برای مطالعه و بررسی و حسابرسی نخواهد داشت.
اگر قوانین مالیاتی شامل حال بنگاهی نشود، می‌تواند بدون فاکتور رسمی به فعالیت خود ادامه دهد در صورتی که اگر آژانسی شامل مالیات فاکتور رسمی برای ارائه نداشته باشد توسط مراجع ذیربط مورد پیگرد قانونی قرار خواهد گرفت.
در ادامه به تفاوت‌های فاکتور رسمی و غیر رسمی اشاره خواهیم کرد.
مبلغ و ابعاد خرید
فاکتورهای غیر رسمی و یا به اصطلاح صوری برای مشتریانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که قصد خرید شخصی دارند اما فاکتورهای رسمی برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی استفاده می‌شود که خدمات را در ابعاد و مبالغ بالا خریداری می‌کنند.
تشخیص فاکتور
یکی دیگر از تفاوت‌های فاکتور رسمی و غیررسمی تشخیص آن‌ها از یکدیگر است. تشخیص فاکتور رسمی و غیر رسمی با اطلاعاتی است که در آن‌ها درج می‌شود. در فاکتورهای رسمی اطلاعات کامل از طرفین معامله درج می‌شود و مواردی مانند عوارض و مالیات معامله در آن ثبت می‌شود.
چه افرادی از فاکتور رسمی استفاده می‌کنند؟
استفاده از فاکتور رسمی برای تمامی کسب و کارها و بنگاه‌هایی که می‌بایست اسناد حسابداری خود را به اداره امور مالیاتی و ارائه دهند ضرورت دارد. برخی افراد بر این باورند که اندازه و ابعاد شرکت یا آژانس تاثیری بر اجبار استفاده از این سند رسمی را ندارد و هر بنگاهی که شامل قانون مالیات بر ارزش افزوده شود باید فاکتور رسمی را تهیه و استفاده کند.
در نظر داشته باشید که تفاوتی در نوع کالا یا خدماتی که به فروش می‌رسد نیست و کالاها می‌توانند فیزیکی، مجازی یا خدمات متنوع باشند. نسخه‌ای از این فاکتور به خریدار و نسخه‌ای دیگر به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌شود.
بعضی از مشاغل مانند سوپرمارکت‌ها و فروشگاه‌ها که مالیات‌شان به صورت علی الراس (تنظیم مالیات از طرف مامور مالیاتی) محاسبه می‌شود می‌توانند فقط در صورتی که مشتری درخواست دهد فاکتور (غیر رسمی) ارائه کنند. در این موارد دیگر نیازی به ارائه نسخه‌ای دیگر از فاکتور به اداره مالیات نخواهند داشت.
ارتباط مالیات بر ارزش افزوده و فاکتور رسمی چیست؟
برای اینکه به خوبی ارتباط میان این دو را متوجه شوید مالیات بر ارزش افزوده را برای شما تعریف خواهیم کرد. طبق تعریف اداره امور مالیاتی کشور مالیات بر ارزش افزوده مالیاتی است که به صورت غیر مستقیم بر تفاوت میان ارزش کالا و خدمات عرضه شده با ارزش کالاها و خدمات خریداری شده در مدت زمانی معین مشخص می‌شود.
در نظر داشته باشید که هر کالایی در زمان تولید و شکل گیری هزینه‌هایی برای آن بنگاه خواهد داشت و در نهایت با قیمتی بیش از هزینه‌های اولیه برای تولید به فروش خواهد رسید. به اختلاف قیمت میان هزینه‌های مواد اولیه و هزینه‌های تولید و فروش ارزش افزوده گفته می‌شود.
به زبان ساده می‌توان گفت ارزش افزوده نوعی سود خالص است که شامل مالیات نیز می‌شود. این مالیات به صورت عمده توسط فروشنده از خریدار دریافت می‌شود و در نهایت به اداره دارایی پرداخت می‌شود. فروشنده موظف است که در فاکتور رسمی مالیات بر ارزش افزوده را نیز ذکر کند. در مواردی ممکن است مالیات بر ارزش افزوده به صورت اشتراکی از خریدار و فروشنده دریافت شود که می‌بایست در فاکتور رسمی نوشته شود.
چگونه فاکتور رسمی تهیه کنیم؟
فاکتورهای رسمی می‌توانند به شکل‌های مختلف ارائه شوند، به صورت کاغذی، آنلاین، نرم افزار پرداختی و سایر روش‌های رایج. امروزه با پیشرفت نرم‌افزارهای حسابداری اکثر فاکتورها به صورت اتوماتیک برای مشتری محاسبه و چاپ می‌شوند. شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ارزش قانونی فاکتور رسمی خود را نشان دهید. امکان خرید فاکتورهای رسمی از شرکت‌های تولید کننده آن نیز میسر است. شما می‌توانید به صورت آنلاین اقدام به خرید فاکتور رسمی از شرکت‌های تولید کننده آن کنید.
بروزرسانی شده در تاریخ 1403/05/18 ساعت 09:30